本日、私のマンションで臨時総会を開催しました。
審議案件が2つあり、一つは普通決議。もう一つは、管理規約を変更する特別決議でした。
普通決議の方は、参加者の過半数の賛成があれば良いので、難なく可決しました。
しかし、特別決議の方は、参加者数では無く、全戸数の４分の３の賛成が必用なため、参加者の殆どが賛成だったにも係わらず、否決となりました。
実際に総会当日に会場まで足を運んで参加しなくても、事前に配布した出欠票の「議決権行使書」や「委任状」があれば、参加者としてカウントできるので、提出率がもう少し上がっていれば可決できたと思うと、とても残念です。
参加さえしていれば、殆どの人は賛成するだろうという案件でしたので、総会開催に向けて準備した労力を考えると、脱力感はひとしおです。
再度審議をするとなると、事前の資料配布、会場手配などが発生します。
開催側だけでなく、参加する住民にとっても、またやるのか！とマンション全体でうんざり感が広がってきます。
今回は一度締め切った後で、回収率を上げるため再度あおりのお知らせをエントランスの掲示板に貼り出しました。（下図）
少々の効果はあったものの、出さない人は出しません。
今回は、このあおり掲示だけでしたが、次回は、掲示板での締切りの後の、あおり掲示と共に、未提出者への個別お手紙ポスティングと、それでも駄目な場合は、インターホンでの直接呼びかけも必用かなと思います。
提出しないという意志があるとは考えづらく、殆どが失念、もしくは面倒と思っているだけと思われます。
面倒と言っても、数箇所に○印を付けて、署名／捺印するだけなので、２、３分もあればできるハズ。
総会を再度開く手間を考えると、出欠票の提出を呼びかける手間の方がはるかに簡単なので、次回はうまくやれるよう手を尽くしたいと思います。
